Gemaakte afspraken
Verloren afspraken
Geheugens koesteren
Gemaakte afspraken
In projecten is doorgaans sprake van de nodige hectiek. In een project gaat heel veel informatie om. Zowel gesproken als geschreven informatie. Lijnorganisaties vormen een omgeving waarin veel afspraken in regels en gewoonten vastliggen. In projecten moeten die afspraken vaak worden uitgevonden. Afspraken richten zich op de samenwerking binnen de projectorganisatie en tussen de projectorganisatie en degenen waarmee deze te maken heeft. Andere afspraken richten zich op de inhoud. Via notulen, notities, brieven en e-mail worden heel veel afspraken vastgelegd. En, ondanks die vastlegging, gaan toch veel afspraken in projecten verloren. Hoe komt dat?
Verloren afspraken
Vastgelegde afspraken worden gearchiveerd. Zolang er mensen in een project werken die het maken van een afspraak hebben meegemaakt herinneren zij zich deze nog en weten zij deze ook terug te vinden. Bij langlopende projecten is vaak sprake van wisselingen van de wacht. De een volgt de ander op. Er vindt een overdracht plaats. De nieuwe projectmedewerker leest zich in het project in en gaat verder met werken aan het projectresultaat. In een overdracht is het bij enigszins complexe projecten onmogelijk om alle gemaakte afspraken over te brengen. Er gaan dan afspraken verloren. In het beste geval herinnert zich iemand anders de afspraak weer voordat er grote fouten gemaakt worden. Soms echter gaat een afspraak echt verloren. En erger, de opdrachtgever herinnert zich afspraken soms wel op het moment dat de projectleider zijn projectresultaat oplevert. Een projectresultaat dat dan niet voldoet aan de eisen en verwachtingen, dit omdat de betreffende afspraak over het hoofd is gezien.
Sommige informatiemanagers zullen roepen dat dit met een beter informatiemanagement is te voorkomen. Ik geloof daar niet in. Het hoort erbij dat afspraken verloren gaan. Dit zal altijd gebeuren. Soms in meerdere, soms in mindere mate.
Geheugens koesteren
In ieder project moet aandacht worden gegeven aan het projectgeheugen. Naast het vastleggen van afspraken en het regelmatig actualiseren van projectplannen moet er ook aandacht zijn voor de mensen die veel kennis van het project hebben.
Koester die ene medewerker die wel al vanaf het begin bij het project betrokken is. Koester de oud-medewerkers. Vraag hen of je, als zij vertrekken, zo nu en dan een beroep op hun geheugen mag doen.
Het projectgeheugen vormt geen herinnering zolang het alleen op papier of digitaal is vastgelegd. Alleen in de hoofden van de projectmedewerker is het projectgeheugen beschikbaar en actief benaderbaar.
Oktober 2007
Aanvullende informatie op deze website
Het proces
Over processen binnen projecten.
Diensten in projecten
Over diensten en over de beperkingen van de Work Breakdown Structure.