Faseren
Standaardfasering
Fasedocumenten
Bijsturen en doorwerken
Ieder project begint met ideeën. Uit die ideeën ontwikkelt zich het project. Het project wordt gefaseerd om beheerst tot het eindresultaat te komen.
Faseren
Bij het faseren spelen de volgende zaken een rol:
- Altijd eerst goed nadenken;
- Het project van voor naar achter en van achter naar voor doordenken;
- Faseren van abstract naar steeds concreter;
- Faseren van globaal naar specifiek;
- Bij afsluiting van iedere fase vervallen er mogelijkheden;
- Het faseresultaat van de ene fase is input voor de volgende fase;
- Iedere faseovergang is een beslismoment;
- Alle fasen zijn even belangrijk.
Hierna volgt een figuur met de fasering die standaard bij projectmatig werken wordt gehanteerd.
Projecten zijn uniek. Projecten vragen daarom altijd een unieke benadering. Gebruik voorgaand schema dan ook nooit dwingend. Ieder project verdient een eigen fasering. Die hoeft niet veel af te wijken van de standaard, maar het mag wel! Geef de fasen ook liefst herkenbare fasen. Noem ze naar het eindproduct van die fase of naar de hoofdactiviteit in die fase. Dat maakt het concept van projectmatig werken veel beter begrijpbaar dan wanneer wordt vastgehouden aan benamingen uit de standaardfasering.
Fasedocumenten
Iedere fase wordt afgesloten met fasedocumenten. De stand van zaken voor tijd, geld en kwaliteit worden vastgelegd. De afronding van iedere fase biedt meetpunten op alle gewenste beheersaspecten (TGKIO). Per beheersaspect moet worden bepaald wat het meetpunt is en wat de norm. Bijvoorbeeld:
T mijlpaal gehaald, of geen onnodige vertraging opgelopen
G gerealiseerd binnen het budget
K toets of specificaties zijn gerealiseerd (goed is goed genoeg)
I wordt informatie behandeld zoals vastgelegd in het projectplan
O opereert de projectorganisatie zoals bedoeld in het projectplan
Het project wordt in de fasedocumenten gedefinieerd. Hoe verder de fase in de tijd, hoe gedetailleerder dat gebeurt. Er valt na iedere fase een besluit over de start van de volgende fase.
Bij het vaststellen en behandelen van fasedocumenten spelen de volgende zaken een rol:
- Hanteren van meetpunten (welke voor projectleider, management en bestuur)?;
- Vaststellen waarvoor meetpunten te gebruiken;
- Constateren van afwijkingen van de norm;
- Aangeven van de oorzaak van afwijkingen;
- Aangeven van verbeterpunten;
- Zo mogelijk bijsturen om de afwijking te corrigeren.
Bijsturen en doorwerken
De projectleider stuurt bij tijdens het project en vlak voor de beslismomenten. De opdrachtgever kan bijsturen op basis van het faseresultaat.
De theorie stelt dat een volgende fase pas begint na vaststellen van de voorgaande fase. In de praktijk wordt heel vaak doorgewerkt en vindt eventuele bijstelling gedurende de volgende fase plaats. Hiermee wordt tijd gewonnen en discontinuïteit bij de “werkers” voorkomen. De praktijk maakt op dit punt een verstandige keuze.
November 2004
Aanvullende informatie op deze website
Projectbeheersing
Over de plaats van de beheersing van een project in het model.
Projectcontrol
Over de daadwerkelijke projectbeheersing.
Sturing
Over sturing in het algemeen en over het sturen van projecten.
De faseringsparadox
Faseren krijgt binnen projectmatig werken een grotere rol toebedeeld dan de geringe tijdsinspanning die het van projectleiders vraagt rechtvaardigt.