Taken van de opdrachtgever
Gedelegeerd opdrachtgever
Ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever
Intern opdrachtgever
Ieder project dient een opdrachtgever te hebben. De opdrachtgever wil dat het projectresultaat tot stand komt. Hij moet doelstellingen formuleren en hij moet, als initiatiefnemer, bereid zijn om risico's te lopen. Hij moet de verplichting op zich nemen om de middelen te verschaffen die nodig zijn om het projectresultaat te realiseren.
Voor de projectleider moet eenduidig vaststaan wie opdrachtgever is. Een opdrachtgever is altijd een persoon, nooit een groep.
De ambtelijk opdrachtgever is van start tot eind verantwoordelijk voor het project. Hij moet wel afstand bewaren tot de uitvoering van het project. De projectleider moet het project kunnen sturen zonder dat de opdrachtgever hem in de weg loopt.
Taken van de opdrachtgever
De opdrachtgever heeft de volgende kerntaken:
- Het opstellen van de projectopdracht;
- Het vertalen van de opdracht naar een concreet project (samen met projectleider);
- Het vaststellen van het projectplan;
- Het verzorgen van draagvlak in de projectomgeving;
- Het ondersteunen bij het voorzien van het project van adequate bemensing en middelen;
- Het vaststellen van (scope)wijzigingen;
- Het toetsen en vaststellen van faseresultaten en rapportages;
- Het toetsen van het eindresultaat;
- Het dechargeren van de projectleider;
- Het steunen van het project door te helpen problemen op te lossen.
Gedelegeerd opdrachtgever
Het formele opdrachtgeverschap voor projecten ligt vaak bij mensen die een hoge positie innemen in een organisatie. Deze mensen hebben doorgaans niet voldoende tijd beschikbaar om het opdrachtgeverschap adequaat in te vullen. Hoe groter de organisatie, hoe sterker dit geldt. Als de formele opdrachtgever te weinig tijd aan een project kan besteden wordt gewerkt met een gedelegeerd opdrachtgever. De gedelegeerd opdrachtgever neemt de dagelijkse aansturing van het project over, hij is als het ware het “dagelijks bestuur”.
Ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever
In de grotere overheidsorganisaties wordt vaak het onderscheid tussen ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever gebruikt. De ambtelijk opdrachtgever fungeert ook hier als een gedelegeerd opdrachtgever.
Binnen de overheid zijn de bestuurders verantwoordelijk voor het beleid en de kaders, terwijl het ambtelijk apparaat verantwoordelijk is voor de uitvoering daarvan. Dit werkt ook door in het opdrachtgeverschap.
De bestuurlijk opdrachtgever treedt bij de volgende zaken naar voren:
- Waar het bestuurlijk politieke domein wordt geraakt (scope op hoofdlijnen);
- Waar bestuurlijk politieke verhoudingen een rol spelen;
- Waar dit in de externe communicatie nuttig of noodzakelijk is;
- Waar sprake is van bestuurlijke maatschappelijke besluitvormingsprocessen;
- Waar tussen projecten (bij conflicten) prioriteiten moeten worden gesteld over de toedeling van schaarse middelen (geld, mensen).
De ambtelijk opdrachtgever oefent alle taken uit die onder “taken van de opdrachtgever” zijn genoemd. Daarnaast moet hij, samen met de projectleider, de bestuurlijke opdracht vertalen in een concreet project.
Intern opdrachtgever
Veel projectleiders en teamleden opereren in projecten vanuit een andere organisatie dan die van de opdrachtgever. Binnen hun eigen organisatie moeten zij ook verantwoording afleggen over de verrichte werkzaamheden, de in te zetten uren en de kosten en opbrengsten van de eigen activiteiten. Degene aan wie deze verantwoording wordt afgelegd wordt wel de interne opdrachtgever genoemd.
Een intern opdrachtgever mag zich niet met de inhoudelijke kant van het project bemoeien. De inhoud, dat doen zijn mensen, hij moet niet in de val trappen dat hij zich gaat manifesteren als super-projectleider. Doorgaans is de interne opdrachtgever een direct leidinggevende. Deze direct leidinggevende heeft wel verantwoordelijkheid voor de kennis, ervaring, ontwikkeling en het welzijn van zijn medewerkers. Hij is vakbaas en beheerbaas[ii].
November 2004
[i] Opsomming ontleend aan: Markensteijn, P.H., “Positionering Grote Strategische Projecten Provincie Zuid-Holland”, Provincie Zuid-Holland, 2004
[ii] Het vakbaasschap kan ook elders liggen. Binnen ingenieursbureaus zijn vaak vaktechnici toebedeeld aan een organisatorische eenheid. Er kan dan voor worden gekozen om één leidinggevende of zelfs één van de vaktechnici (primus inter pares) te benoemen tot vakbaas, of hoofd van een kennisplatform (of iets dergelijks).
Aanvullende informatie op deze website
Projectmanagement algemeen
Algemene introductie in het projectmatig werken of projectmanagement.
Het projectplan
Informatie over het projectplan. Wat moet er in staan?
Stuurgroep
Over stuurgroepen. Sturen of volgen?
Interne omgeving
Naast de externe is er ook sprake van een interne projectomgeving.
Nul scenario's
Hoe maak je duidelijk wat er gebeurt, wanneer er geen besluit wordt genomen?
Terug naar vertrouwen
Over de rol van vertrouwen in projecten.
Mintzberg en projectmanagement
Over het artikel van Mintzberg: "The Managers Job: Folklore and Fact" en de implicaties daarvan voor projectleiders, opdrachtgevers en projectmatig werken in het algemeen.
Aanvullende informatie op internet
Wie doet "goed"?, http://www.markensteijn.com/goed_doen.htm
Over de rol die de opdrachtgever in projecten (niet) kan vervullen.
Rapporteer!, http://www.markensteijn.com/index.php/weblog/620-rapporteer-mij
Over lijnmanagers die zich positioneren door hun medewerkers als direct reports te beschouwen.
Algemene informatie
Beveren, P. van,M. Draijer, S. Groot & M. Wilbrink, "Effectief opdrachtgeverschap. Randvoorwaarden voor geslaagde projecten van de overheid", Projectie, april 2004
Dieën, Edwin van, "De opdrachtgever, nieuw leiderschap binnen de overheid", www.010projecten.nl, 2013.
Boek waarin allerlei aspecten van opdrachtgeverschap voor projecten binnen de overheid worden beschouwd.