Afdrukken

Wat is scope?.
Het bepalen van de scope.

Beheersing van de scope.
   Doel van scopebeheersing.
   Het bepalen van de scope.
   Scopebeheersing in de loop van een project
Vastlegging van de scope.

Scopewijzigingen.

Wat is scope?

Voor het woord "scope" bestaat geen adequaat Nederlandstalig equivalent. Vertalingen als "bereik" of "reikwijdte" dekken de lading onvoldoende. Dit is dan ook de reden dat het woord "scope" in het projectenwerk algemeen gangbaar is geworden.
Scope is een term waarmee de aard, omvang en beperkingen van een project worden aangeduid. Met de scope wordt bepaald wat het project wel en niet is en wat het project wel en niet moet bewerkstelligen.

De scope is een omschrijving van dat wat gedaan moet worden. Dit geldt voor de scope van een project, de scope van een deelopdracht, maar ook voor de scope van een contract.

De scope van het project betreft het werk dat moet worden gerealiseerd om het doel te bereiken. De scope is dus niet gelijk aan het projectresultaat. Het projectresultaat is datgene dat aan het einde moet worden opgeleverd. De scope is de definitie van de werkzaamheden die moeten worden verricht om uiteindelijk het projectresultaat op te kunnen leveren.

Het bepalen van de scope

Het vaststellen van de scope is gelijk aan het beantwoorden van de vraag "wat hoort bij het project en wat niet?" Het bepalen van de scope is geen sinecure. Een te brede scope maakt het project moeilijk haalbaar. Een te smalle scope kan het draagvlak ondermijnen.

Hierna volgen enkele voorbeelden van de gevolgen die een niet passende scope kan hebben.

Een verkeerde scope leidt vrijwel altijd tot vertragingen. Soms moeten onderzoeken en activiteiten opnieuw worden uitgevoerd of duren ze langer dan de bedoeling was. Soms moeten alsnog zaken in het project worden meegenomen die er eerst buiten waren gelaten. Soms zijn zaken in het project meegenomen die niet vanuit de projectorganisatie te realiseren blijken te zijn.

Beheersing van de scope

Doel van scopebeheersing

Beheersing van de scope heeft als doel te zorgen dat er genoeg, maar ook niet meer dan genoeg werk wordt geleverd om het projectdoel te bereiken.
De scope is een omschrijving en afbakening van de werkzaamheden die bij de in het project gekozen oplossing horen.
Projectmanagement heeft tot doel de doorlooptijd, de kosten en de kwaliteit te beheersen. Om dat te doen moet ook de scope worden beheerst.

Het bepalen van de scope

Het bepalen van de scope is in de loop van het project steeds beter mogelijk. In een initiatieffase ligt er nu eenmaal meer open dan in latere fasen. De scopebeschrijving kan dus per fase worden aangescherpt.
De fasering van een project trechtert de oplossing en dus ook de scope. De keuzevrijheid neemt tegelijkertijd af. Het ter discussie stellen van een eenmaal getrechterde scope leidt doorgaans tot vertraging en/of tot een kostentoename. Ook kan aanpassing van de scope kwaliteitsgevolgen hebben. Dergelijke risico’s nemen in ernst toe naarmate een project vordert in de fasen.

Scopebeheersing in de loop van een project

Het beheersen van de scope wordt belangrijker naarmate een project vordert. De gevolgen van scopewijzigingen worden immers groter met iedere fase. Want met ieder fase komt het project meer in detail vast te liggen. Hoe meer detail, hoe moeilijker het is een wijziging nog zonder gevolgen te realiseren. In projecten wordt de scope gedurende de looptijd steeds nauwkeuriger vastgelegd. De vrijheid van handelen wordt daarmee beperkt. De scope moet steeds strakker worden beheerst, want een wijziging zal sneller tot een scopewijziging leiden naarmate de scope strakker en gedetailleerder is vastgelegd.

Vastlegging van de scope

De scope van het project kan worden vastgelegd in de vorm van een omschrijving. Bij grotere of complexe projecten kan een Work Breakdown Structure (WBS) worden opgesteld. De WBS is een vastlegging van het project in componenten en deelcomponenten.

Scopewijzigingen

Wijzigingen, algemeen

Gedurende de doorlooptijd van een project is er altijd sprake van wijzigingen. Wijzigingen kunnen ontstaan door allerlei oorzaken. Alle deelnemers aan een project, inclusief de stakeholders, kunnen bewust of onbewust, aanleiding geven of initiatief nemen tot wijzigingen. Allerlei oorzaken kunnen tot voorstellen voor wijzigingen leiden.

Wat is een scopewijziging?

Van een scopewijziging is pas sprake wanneer de aard en/of omvang van de te verrichten werkzaamheden na de wijziging afwijkt van hetgeen als scope is vastgelegd. Hierbij zal altijd een zekere begrenzing moeten worden gehanteerd, niet iedere afwijking hoeft als scopewijziging te worden aangemerkt. Sommige wijzigingen leiden wel tot meer of minder werk maar het verschil kan ten opzichte van het totaal dermate marginaal zijn dat niet van een scopewijziging gesproken wordt.

Wat als scopewijziging wordt gezien is afhankelijk van de plaats die men in een project inneemt. Voor een adviseur met een zeer specifieke en afgebakende opdracht kan een kleine aanpassing van de vraag tot substantieel andere werkzaamheden leiden. Hij kan dit binnen zijn opdracht aanmerken als scopewijziging. Zijn activiteiten kunnen tegelijkertijd ten opzichte van het totale project van zeer geringe omvang zijn. De opdrachtgever van het totale project zal het dan niet als scopewijziging zien.

Doorgaans wordt slechts van een scopewijziging gesproken wanneer men over een significante wijziging voor het totale project spreekt.

Projecten in een project

Grotere projecten bestaan altijd uit tal van kleinere projecten. Voor het grote project zijn dit deelprojecten. Voor de opdrachtnemer die het deelproject uitvoert is dat deelproject een volledig project, met een eigen projectplan, fasering en bewaking. Projecten hebben op deze wijze een sterk Droste karakter. Veel werkzaamheden in een WBS kunnen worden gedefinieerd en aangepakt als een afzonderlijk (deel) project. Er is dan sprake van projecten in een project met ieder een eigen scope.

Wie stelt een scopewijziging vast?

Afhankelijk van de aard, omvang en implicaties van een wijziging zal de bevoegdheid voor vaststelling van een wijziging verschillend liggen. Als we het Droste effect voor ogen nemen dan geldt voor ieder deelproject in het project dat een (scope)wijziging in dat deelproject altijd vaststelling behoeft van degene die het betreffende deelproject aanstuurt. Wanneer diegene concludeert dat de (scope)wijziging van dat deelproject ook leidt tot een (scope)wijziging van zijn project zal hij weer vaststelling nodig hebben van degene die hem aanstuurt. Uiteindelijk kan bij forse wijzigingen ook sprake zijn van een scopewijziging voor het totale project. In dat geval ligt het eindoordeel over het al dan niet effectueren van de wijziging bij de opdrachtgever.

5 februari 2005

 

Aanvullende informatie op deze website

Projectmanagement algemeen
Algemene uitleg over projectmatig werken.

De projectinhoud
Over de inhoudelijke kant van het project.

De Work Breakdown Structure
Over de WBS, of: projectdecompositie, of: werkstructuur.

Het projectresultaat
Over het projectresultaat.

Verwachtingenmanagement
Over de betekenis van verwachtingen in projecten.

Innovatie
Innovatie en projecten, een onmogelijke combinatie?

 

Aanvullende informatie op internet

http://www.streamedge.com/index.php/item/160
Bepaling van de projectscope. Tekst over het bepalen van de scope voor een project dat moet resulteren in een website.

 

Algemene informatie