Projectmanagementmethoden gaan vaak uit van het principe van de blauwdruk. Geanalyseerd is wat er zoal binnen projecten gebeurt en kan gebeuren. In de methode krijgen die gebeurtenissen en handelingen allemaal hun plekje. De gedachte is vervolgens dat je vanzelf projectsucces boekt als je de methode trouw volgt.
De aanpak is reductionistisch. Het project wordt uiteengerafeld in stukjes en beetjes. Al die stukjes en beetjes moeten tot het beoogde projectresultaat leiden.
Mijn waarneming is echter dat veel projecten meer op basis van recepten dan op basis van blauwdrukken tot stand komen. Uit het eindresultaat, het uiteindelijk opgediende “gerecht” is niet zomaar af te leiden hoe het tot stand is gekomen. Zelfs bij ingenieurswerken als wegen, bruggen en tunnels is dat tegenwoordig vaak niet meer het geval. Alle invloeden die inspelen op het uiteindelijke resultaat zijn aan dat eindresultaat niet zomaar af te lezen.
Al die invloeden, de complexiteit, de onverwachte gebeurtenissen vereisen van degenen die het projectresultaat moeten bereiken eerder een holistische dan een reductionistische houding. De reductionistische methoden passen daar minder en minder bij.
Projectmatig werken kent een paar basisbeginselen, zoals faseren en beheersen. Die basisbeginselen vindt je in alle methoden terug. Dit zijn echte best practices. Die kan je altijd inzetten. Maar, hoe je faseert en wat je beheerst en hoe zwaar je die beheersing aanzet, dat is niet in een blauwdruk te gieten. Je hebt daarin talloze keuzemogelijkheden. Wat er wordt gekozen voor een specifiek project, dat is een zaak voor vakmensen. De koks, zo u wilt.
Projectmatig werken is een praktijk, een vak, een recept. Projecten via een blauwdruk benaderen dat leidt er wellicht niet altijd toe dat het project mislukt. Het leidt wel tot frustratie van projectleiders dat ze vaak met onnodige overbodige dingen bezig zijn en dat dingen die er echt toe doen door bijvoorbeeld managers niet begrepen worden. De schade van blauwdrukken voor projectmatig werken zit in de valse verwachting dat het volgen van de methode automatisch tot succes zal leiden, in de verspilling van tijd en geld omdat mensen die de methode moeten volgen zich vaak met onnodige dingen bezig moeten houden en in het feit dat ze niet altijd kunnen beschikken over de hulpmiddelen die ze wel goed zouden kunnen gebruiken.
Die verspilling wordt zelden zichtbaar omdat deze in de planning en het budget aan de voorkant al mee worden geraamd. Er wordt nooit achteraf, laat staan vooraf, een ‘what if …’ uitgevoerd waarin wordt gekeken hoe en of het slimmer, sneller en goedkoper had gekund.
Daarnaast maakt zo’n methode de mensen die er mee moeten werken of erger, die ermee opgevoed zijn, reactief. Maar, dat is een ander onderwerp.
Citaat uit “Kapelaan van de duivel"