Ik sta wat sceptisch tegenover kennismanagement. Waarom? Omdat ik te vaak heb gezien dat er allerlei verschillende documentatie wordt verzameld of gecreëerd, dat dit in een database of op een intranet wordt opgenomen, dat er veel rumoer over wordt gemaakt, dat er heel veel tijd in wordt gestoken en dat er vervolgens vrijwel niemand ooit naar kijkt. Tamelijk zinloos dus.
Begin januari 2019 heb ik een cursus gevolgd die werd gegeven door Nick Milton. Daar heb ik een aantal inzichten opgedaan wanneer kennismanagement wel zinvol is. Ik kwam op twee situaties.
De eerste situatie is die van kapitaalintensieve en zich herhalende zaken. Een voorbeeld zijn de olieboringen in een nieuw gebied dat Nick Milton presenteerde vanuit zijn ervaring bij BP. Iedere boring in een nieuw gebied geeft nieuwe uitdagingen. Door te leren van de ervaring van de eerste boring(en) in zo’n nieuw gebied kunnen heel snel heel veel kosten bespaard worden.
Trap echter niet in de val om dit bij zich herhalende zaken te doen die je al tijden doet en waar al veel optimalisaties en besparingen zijn gerealiseerd. Dan zal kennismanagement namelijk niet tot stevige nieuwe besparingen leiden. Er staat dan waarschijnlijk al een zeer bruikbare aanpak vast die is ontstaan uit optimalisaties van vorige keren.
Milton gaf ook een voorbeeld van het Amerikaanse leger. Iemand kreeg de leiding over de aanpak van noodhulp na het optreden van een zware storm. Via het kenniscentrum van het leger kreeg hij de beschikking over draaiboeken, contactpersonen, e.d.
Kenmerkend bij die casus was dat het een unieke ervaring in een mensenleven betreft, maar waarvan je vrij zeker weet dat de organisatie die nog vaker zal meemaken. Ook in zo’n geval is het fijn als de ervaringen van een vorige keer beschikbaar zijn.
Overigens zitten in Miltons kennisinstrumentarium elementen die erg vanzelfsprekend zijn en die ook allang bekend zijn onder andere namen. Dit soort zaken is in mijn ogen meer voor de volledigheid onder de noemer kennismanagement opgenomen dan dat er echt iets aan ons werken wordt toegevoegd dat als “kennismanagement” is te zien. Een ‘retrospect’ is gewoon een evaluatie. Een ‘peer review’ houdt gewoon in dat iemand die hetzelfde vak beoefent met je meekijkt.
En ja, bij de twee gegeven voorbeelden kan je ook veel leren door te evalueren en door mensen die al eerder ervaring met het onderwerp hebben opgedaan te betrekken bij de volgende keren dat iets soortgelijks moet worden gedaan. Je hoeft dat niet meteen kennismanagement te noemen.