Het is een uitgangspunt van iedere methode voor projectmatig werken, een project heeft een opdrachtgever nodig. Het is bijna een dogma.
Tegelijkertijd zie ik in de praktijk opdrachtgevers die maar matig functioneren en die dan ook het functioneren van een projectleider eerder belemmeren dan bevorderen.
Dus: hebben we echt voor ieder project een opdrachtgever nodig?
Allereerst: ik heb projecten meegemaakt met een klant die duidelijk iets wilde realiseren. Die klant fungeerde dan ook echt als opdrachtgever. Hij wilde zelf iets bereiken, had daar belang bij en gaf duidelijk aan wat hij wel en niet wilde. Dit soort opdrachtgevers is een zegen voor een project. De projectleider weet duidelijk aan wiens eisen en verwachtingen hij moet voldoen. Bij twijfel of afwijkingen heeft hij iemand met wie hij kan sparren. De opdrachtgever is in dit geval ook iemand die de bedoelingen van het project kent en die het project intensief zal volgen. Zo iemand hoef je niet veel uit te leggen over het project.
Het hoeft geen betoog dat een project met een echte opdrachtgever, zoals hier geschetst, bij projectleiders geen vragen oproept over het nut van de opdrachtgever. Zonder deze opdrachtgever was het project er nooit gekomen en nooit gerealiseerd.
Maar ik kom het vaak heel anders tegen. Binnen een organisatie worden projecten “gedaan”. Dit omdat iemand van binnen of buiten de organisatie iets gedaan wil krijgen en omdat ervoor is gekozen dergelijke zaken projectmatig aan te pakken. In dergelijke organisaties vind je, zoals de boekjes het voorschrijven, ten minste één iemand of een groep met de opdrachtgeversrol. Het is zelden iemand of een groep (binnen PRINCE2 bijvoorbeeld een Project Board) die zelf iets voor elkaar wenst te krijgen. Degene die op zo’n manier opdrachtgever “speelt” doet vrijwel nooit zelf iets met het resultaat. Deze opdrachtgever heeft eigenlijk helemaal geen belang bij het realiseren van het project.
Niet zelden is het dan ook zo dat de opdrachtgever nauwelijks de bedoeling van het project kent en dat deze ook heel ver van de inhoud afstaat. De projectleider is veel tijd kwijt aan het uitleggen van het project. Vaak zijn de mensen die in deze rol zitten ook nog niet ter zake kundig waar het de uitvoering van projecten betreft. Erg vervelend, want dan moet de projectleider ook nog eens allerlei dingen gaan uitleggen die voor iemand die verstand van projecten heeft vanzelfsprekend zijn. De projectleider verdoet dan een deel van zijn tijd aan dingen die voor het project geen meerwaarde hebben, maar die hij wel moet doen omdat besluiten doorgaans aan de opdrachtgever zijn voorbehouden. Zonder uitleg geen besluit.
De opdrachtgever (of gedelegeerd opdrachtgever zoals het soms wordt genoemd) heeft geen meerwaarde en creëert slechts extra complexiteit en extra werk.
Na het voorgaande mag het duidelijk zijn dat ik in dergelijke gevallen grote twijfel heb aan het nut van een opdrachtgever. Als er geen natuurlijke opdrachtgever is (dus iemand die het resultaat echt wel, die er belang bij heeft), dan is een opdrachtgever overbodig. In die gevallen is het beter een projectleider veel mandaat te geven. In ieder geval het mandaat dat aan een gedelegeerd opdrachtgever zou zijn gegeven.
Dus: wat mij betreft is het hebben van een opdrachtgever geen dogmatische noodzaak voor ieder project.
Dit blog is eerder op mijn oude blog geplaatst