Al zolang ik me bezig hou met projectmanagement (inmiddels zo’n 30 jaar) komt het begrip baseline in relatie tot planningen langs. Ik heb er nooit zoveel mee gekund. Het is iets dat mij niet helpt bij het realiseren van een project.
Een baseline is eigenlijk een bevroren planning. Concreter, het is de planning waarmee je een project startte.
Die baseline wordt dus vastgelegd op een moment dat je net begonnen bent, dat je nog weinig weet en dat de onzekerheden het grootst zijn.
Waarom zou je die planning vast willen leggen en vast willen houden? Nou, om later te kunnen kijken hoeveel de werkelijke voortgang zich verhoudt ten opzichte van die planning. Daarom. Daarom, en verder heb je er niets aan.
Projecten kennen vrijwel altijd momenten dat er iets gebeurt dat niemand had (kunnen) voorzien. Vrijwel geen enkel project verloopt volgens het oorspronkelijke plan en volgens de initiële planning. Dat is een gegeven. Voorziene activiteiten duren soms (veel) langer dan je aanvankelijk had aangenomen. En, zoals gezegd, er doen zich altijd onverwachte zaken voor waardoor er andere/nieuwe activiteiten nodig zijn om het project tot een goed einde te brengen.
Plannen hoort bij projectmanagement. Al was het maar om de afhankelijkheden van activiteiten goed in beeld te krijgen. Het is immers wel handig als je vroegtijdig weet dat activiteit “E” pas kan worden uitgevoerd als activiteit “U” gereed is. Heb je een planning dan heb je ook een idee van de doorlooptijd die ongeveer nodig is om tot afronding van het project te komen.
Plannen is nuttig, absoluut!
Maar, verwacht niet dat een planning tot zekerheid leidt. Een planning is niet van beton. Er gebeurt altijd wel iets dat … Ach, ik ga het niet herhalen.
In sommige organisaties wordt er zwaar aan getild als planningen achteraf niet “juist” blijken te zijn. Er wordt geëvalueerd hoe dat komt (met totaal voorspelbare uitkomsten) en er wordt voortdurend naar verbetering van de planning gestreefd. Niet verkeerd natuurlijk, behalve dat er de volgende keer iets anders gebeurt dan bij de geëvalueerde projecten.
Soms worden projectmanagers of zelfs hun leidinggevenden beoordeeld op de correctheid van een planning achteraf. Er worden dan door de betrokkenen al gauw allerlei onzekerheidsmarges in de planning opgenomen om wat speling te houden voor het onverwachte. Jammer genoeg weet je van tevoren nooit hoeveel onzekerheidsmarge je nodig gaat hebben. Dus, het levert wat speling op, en dus valt de beoordeling van de betrokkenen minder snel negatief uit.
Vaak worden dan ook de doorlooptijden van afzonderlijke activiteiten wat ruimer genomen. Dat heeft ronduit negatieve effecten, behalve mogelijk voor de beoordeling. Want de planning wordt veel minder ambitieus dan zou kunnen en, wetend dat veel mensen hun activiteiten pas uit gaan uitvoeren als ze de deadline naderen, worden taken trager/later uitgevoerd dan op voorhand mogelijk was.
Ook wordt veel aandacht besteed aan regels voor het aanpassen van de baseline. Ja echt, er wordt dan bedacht onder welke voorwaarden een baseline mag worden aangepast.
Het wordt allemaal nog onzinniger als managers van projectmanagementafdelingen worden beoordeeld op basis van het aantal projecten dat binnen een bepaalde marge van de baseline wordt uitgevoerd. Ook dat leidt tot allerlei manipulaties van planningen die je niet zou moeten willen. En natuurlijk probeert dan iedereen die er verantwoordelijk voor wordt gehouden tot aanpassing van de baseline te komen bij een achterstand op de oorspronkelijke planning. Allemaal gerommel in de marge. Voor de projecten levert het niets positiefs op.
En, nog erger, soms hangt een deel van de prestatiebonus van een (project)manager af van het (binnen een marge) voldoende aan de baseline. Tja… Moet ik nog uitleggen wat voor effecten dat heeft?
Nee, al met al heeft het werken met baselines in een planning nauwelijks toegevoegde waarde. Voor het vlot en daadkrachtig doorlopen van een project kan het zelfs negatief uitpakken. Dus nee, van mij mag je jouw plannen en jouw planning steeds aanpassen aan de werkelijkheid en aan de kennis van dat moment. En je mag daarbij de baseline vergeten!
Lees ook: Is een planning een norm of een verwachting?
https://www.markensteijn.com/index.php/weblog/626-is-een-planning-een-norm-of-een-verwachting