Ik heb in jonge kleine en in oude grote organisaties gewerkt. Ik heb ervaren hoe organisaties allerlei afspraken, procedures en andere ballast ophopen. Hoe jonger de organisatie, hoe minder, hoe ouder, hoe meer ballast de organisatie mee torst.
In jonge kleine organisaties ligt weinig vast. Als er iets moet gebeuren, dan moet iemand bedenken hoe dat te doen en (meestal) moet diegene het ook zelf regelen of doen.
In grote oude organisaties kan het je zelfs na enige jaren nog gebeuren dat iemand je wijst op beleid uit het verleden. Je begaat soms overtredingen zonder het zelf te beseffen. Er ligt zoveel vast dat het bij de introductie van nieuwe medewerkers niet meer allemaal is over te brengen. Voor allerlei zaken is vastgelegd hoe iets moet gebeuren en wie dat moet doen. Vaak is er sprake van heel veel speciale functies. Maar wie overziet dat allemaal nog en wie houdt zich overal aan? Sterker: wie kan zich aan alle regels houden, als het vrijwel onmogelijk is al die regels te kennen.
Jonge organisaties zijn lichtvoetig, oude organisaties zijn topzwaar.
Ooit stuitte ik op een zware belastende procedure. Niemand kon mij het nut of de noodzaak van deze procedure uitleggen. Ik stelde voor de procedure dan maar gewoon te schrappen. Ontzetting! Maar, die procedure zal er toch ooit zijn gekomen met een reden?! Ooit! Misschien zou er iets mis gaan als we de procedure zouden schrappen! Oeps. Ik bleef voor "schrappen", als iemand de procedure alsnog zou missen, dan kon hij altijd geherintroduceerd worden. Schrappen, daar was geen sprake van natuurlijk.
Hoe ouder de organisatie, hoe meer beleid, procedures, regels en afspraken er zijn opgehoopt. Hoe ouder de organisatie, hoe zwaarder. En: hoe logger.
Zo nu en dan is het tijd voor een (hele) grote schoonmaak.
Dit blog is eerder op mijn oude blog geplaatst