|
Nieuwsbrief
| ManagementSturingThere is no control outside a self-making system. Vivisystems, such as economies, ecologies, and human culture, can hardly be controlled from any position. They can be prodded, perturbed, cajoled, herded, and at best, coordinated from within.[i] Kevin Kelly Sommige managers hebben hun mond vol over “sturen” en “stuurinformatie”. Wat mij daarin opvalt is dat het daarbij doorgaans draait om het direct aansturen van medewerkers. Dat verbaast mij. Als er veel directe aansturing van medewerkers nodig is, dan is er iets mis. In dit artikel een uiteenzetting waarom dat zo is. Dit verhaal is opgebouwd uit drie delen. In het eerste deel onderzoeken we het fenomeen sturing. Onderwerpen die daarbij aan de orde komen zijn: sturing, directe sturing, stuurinformatie, soorten stuurinformatie en afwijkingen. Het tweede deel gaat over taakvolwassenheid en sturing. Er wordt aandacht besteed aan zelfsturing en het bestuurlijke proces in het algemeen, daarna komen zaken aan de orde als: sturen op afwijkingen, aanjagen, managementinformatie, de sturingsillusie waar managers aan lijden, sturen op afstand en rapporteren. Tot slot wordt nog eens kort samengevat waar managementinformatie op neer komt. Het derde deel is afsluitend van aard. Deel 1, Sturen, sturing, stuurinformatieThe same effect causes student drivers to zigzag down the road, as each late large correction of the steering wheel overreacts to the last late overcorrection. Until the student driver learns to tighten the feedback loop to smaller, quicker corrections, he cannot help but swerve down the highway hunting (in vain) for the center.[ii] Kevin Kelly Managers hebben hun mond vaak vol over sturing en stuurinformatie. Maar, weten ze eigenlijk wel waar ze het over hebben? Wat is sturing?Volgens de Van Dale[iii]
is sturen in een managementomgeving gelijk aan het “doen werken op de gewenste
manier”. Onder “sturing” vinden we in Van Dale twee betekenissen, namelijk “het sturen of gestuurd worden” en “besturing, regulering, cybernetica”. Kampfraath en Marcelis onderscheiden in organisaties vier bestuurlijke opgaven, de strategische, de conditionerende, de effectuerende en de operationele[iv]. Veel managers zijn vooral actief bezig met de laatste, de operationele opgave. Dit stuk gaat dan ook voornamelijk over die laatste opgave. Daarnaast komt zijdelings het achterwege laten van de andere drie opgaven aan de orde.
Figuur 1, De vier bestuurlijke opgaven volgens Kampfraath en Marcelis Directe sturingDirecte sturing is een vorm van sturing waarbij de manager zijn medewerkers rechtstreeks corrigeert. Door Kampfraath en Marcelis wordt dit de operationele opgave genoemd. Bij andere vormen van sturing is dit niet het geval, dit geldt voor de strategische, de conditionerende en de effectuerende opgave. Veel managers zijn vrijwel alleen bezig met directe sturing. Dit zou juist tot een minimum beperkt moeten blijven. Natuurlijk, er kunnen uitzonderingen zijn waar directe sturing nodig is, maar in het algemeen is dat niet zo. Waar een grote noodzaak tot directe sturing bestaat, is in feite sprake van medewerkers die nog niet taakvolwassen zijn. Sturing zou dan beter gericht kunnen worden op het vergroten van de taakvolwassenheid van de medewerkers. Dit onderwerp komt in het tweede deel van dit artikel aan de orde. StuurinformatieStuurinformatie wordt gevraagd om processen
in de gaten te kunnen houden. Ieder bestuurlijk proces kenmerkt zich doordat het
ergens start en ergens naar toe gaat. Er is dus sprake van een bestaande
situatie die moet veranderen naar een gewenste situatie. Soorten stuurinformatieIk onderscheid de volgende soorten stuurinformatie:
Informatie waaruit het doel helder blijkt is de basis van alle sturing. Een heldere visie met de daarbij behorende doelstellingen is essentieel. Is er geen informatie over de doelen dan is meten en sturen zinloos. De tweede soort informatie bestaat enerzijds uit verwachtingen (prognoses) die zelf weer gebaseerd zijn op de weg die gevolgd wordt om de doelen te bereiken en anderzijds uit metingen van de actuele werkelijkheid. AfwijkingenWanneer we de werkelijkheid meten kunnen zich verschillende situaties voordoen. Deze worden hierna behandeld. Als de informatie over het doel helder is en de gemeten werkelijkheid overeenkomt met de verwachting dan is er niets aan de hand. Er is geen enkele bijsturing noodzakelijk[vi]. Soms zal blijken dat het doel niet afdoende is geformuleerd. In die gevallen is verheldering noodzakelijk, oftewel bijsturing van de informatie over het doel. Als de gemeten werkelijkheid afwijkt van de verwachting dan is bijsturing noodzakelijk. Op deze laatste situatie gaan we nader in. Wanneer de gemeten werkelijkheid niet overeenkomt met de verwachting dan is het altijd zaak te achterhalen wat daarvan de oorzaak is. Mogelijke oorzaken zijn:
Soms zal blijken dat bijsturing niet meer dusdanig mogelijk is dat het doel alsnog binnen de randvoorwaarden kan worden bereikt. In dat geval is bijsturing van het doel en/of de randvoorwaarden noodzakelijk. In het meest extreme geval kan dit tot het laten vallen van de wens of het doel leiden. Duidelijk mag zijn dat een afwijking op zichzelf geen informatie oplevert. Het is een gegeven. Pas na analyse van de oorzaken ontstaat informatie op basis waarvan gehandeld kan worden. Deel 2, Taakvolwassenheid en zelfsturingWhen everything is connected to everything in a distributed network, everything happens at once. When everything happens at once, wide and fast moving problems simply route around any central authority. Therefore overall governance must arise from the most humble interdependent acts done locally in parallel, and not from a central command.[vii] Kevin Kelly Elke manager zou het zich tot taak moeten rekenen medewerkers zodanig te ontwikkelen dat zij hun taak volledig aankunnen. Kunnen medewerkers hun taak aan dan zijn zij taakvolwassen. Zijn medewerkers taakvolwassen dan zien zij het werk liggen, pakken het zelf op en voeren het uit zonder dat veel controle nodig is. Een taakvolwassen medewerker neemt ook zelf maatregelen of zoekt hulp wanneer zich problemen voordoen. In een taakvolwassen omgeving is weinig sturing nodig. Immers, medewerkers corrigeren zichzelf en sturen zelf bij. Er is sprake van zelfsturing[viii]. ZelfsturingWaar veel sturing nodig is of plaats vindt
zal sprake zijn van een zeer beperkte zelfsturing. Waar geen zelfsturing
plaatsvindt ontbreekt taakvolwassenheid. In het handboek van de Koninklijke Landmacht[ix] is het voorgaande fenomeen als volgt geformuleerd: Mensen die door hun commandant of de staf in sterke mate gecontroleerd worden, en op grond daarvan voortdurend bijgestuurd worden, zullen geleidelijk het idee ontwikkelen dat het er niet toe doet wat ze beslissen of wat ze doen. Zij gaan er dan ook naar handelen. De kans is groot dat ze zich niet meer verantwoordelijk voelen voor wat er gebeurt en halfslachtig gaan werken. Het gevolg daarvan is dan weer dat de commandant constateert dat het maar goed is dat hij zijn mensen voortdurend controleert omdat ze fouten maken en steken laten vallen. Managers creëren hun eigen omgeving. De stijl van leidinggeven is (mede) bepalend voor het gedrag van de medewerkers. Bestuurlijke processenKampfraath en Marcelis hebben het bestuurlijke proces in een model weergegeven[x].
Figuur 2, De cybernetische benadering van bestuurlijke processen volgens Kampfraath en Marcelis
Met de term “bestuurlijk” doelen Kampfraath en Marcelis niet op iets dat exclusief is voorbehouden aan bestuurders. Er wordt niet alleen gestuurd door bestuurders, maar ook door managers en andere betrokkenen. “Bestuurlijk” staat in dit kader voor processen waarin sturing plaatsvindt. “Besturen” is het uitvoeren van één van de sturingsopgaven. Het getoonde model schiet tekort bij de
incidentele afwijking. Sommige incidentele afwijkingen hebben een structurele
oorzaak en vragen om structurele maatregelen. Als we naar het getoonde model kijken
suggereert dit verder dat maatregelen alleen kunnen worden genomen op basis van
geconstateerde afwijkingen. Dat is natuurlijk niet zo. Een model is een uitsnede
van een stukje van de werkelijkheid. Daarbuiten valt ook nog heel veel te
beleven. Er zijn meer signalen dan alleen die van de geconstateerde afwijkingen.
En ook daarop kunnen maatregelen worden genomen. In het navolgende figuur is het model uitgebreid aan de hand van voorgaande constateringen.
Figuur 3, Aanvullingen op het bestuurlijk proces Mensen met kennis en ervaring op het gebied van organisaties kunnen optredende afwijkingen overigens vaak al voorspellen op basis van wat ze in de conditionele sfeer aantreffen. Zijn de procescondities niet goed dan zullen er afwijkingen bij de vleet zijn. Sturen op afwijkingenManagers die leuren om stuurinformatie zijn vaak blind voor andere signalen dan afwijkingen Zij willen meten om te weten waar afwijkingen plaatsvinden. Zij achten dat nodig om bij te kunnen sturen. Als ze dan sturen nemen ze ook nog eens, zoals ze gewend zijn, incidentele maatregelen. Natuurlijk, je moet meten om te weten waar
je staat. Als je een afwijking zorgvuldig hebt geďnterpreteerd dan kunnen soms
incidentele maatregelen nodig zijn. Dit behoort echter een uiterste maatregel te
zijn. Het is slechts een corrigeren als de fout al is gemaakt. Louter correctief
gedrag. Eens zat ik met een aantal collega´s bij elkaar. We spraken over projectbeheersing en sturing. Tot een zeer ervaren college de volgende vraag opwierp, hij zei “We hebben het nu wel steeds over bijsturing, maar als het ergens mis gaat, wat kunnen we dan nog bijsturen?” De achtergrond van de vraag was duidelijk. Als een project goed ingericht is, de projectbeheersing is op orde en de risico´s zijn bekend en worden (voor zover mogelijk) gemanaged, wat valt er dan nog bij te sturen als het misgaat? Alle projectmanagement is er op gericht te voorkomen dat dingen mis gaan. Doe je dat hoogwaardig en professioneel dan kunnen er nog steeds zaken fout gaan. Als er al bijsturing mogelijk is, dan is die vaak heel beperkt. Het soort bijsturing dat dan mogelijk is kan uitstekend door een medewerker zelf worden gedaan. AanjagenManagers die veel willen sturen ontpoppen
zich vaak als botte aanjagers. Ze zitten iedereen op de huid om te zorgen dat
toch bereikt wordt wat bereikt moet worden. Vaak mislukken ze daarin, maar dan
zijn in hun ogen juist de medewerkers daaraan schuld. De premisse waaruit dit
soort managers werkt is namelijk dat de medewerkers het fout doen en dat die
onbekwaam, laks of zelfs lui zijn. Voor andere oorzaken zijn ze blind.
Medewerkers kunnen beter presteren door ze flink op te jagen. En als de
medewerkers opgejaagd zijn en het doel is nog steeds niet bereikt, dan hebben
die medewerkers pas helemaal gruwelijk gefaald. ManagementinformatieVaak hoor ik managers roepen dat ze managementinformatie nodig hebben, “want”, zo volgt daarop, “daarmee kan ik sturen”. Een zin vol valkuilen, want:
Alles begint bij het vaststellen van doelen, doelstellingen en dergelijke. Daarmee bepaal je waar je heen wilt. Vervolgens kijk je waar je staat en hoe je moet komen waar je wezen wilt. De weg naar het doel wordt gedefinieerd in activiteiten, oftewel acties. De acties moeten beheersbaar worden gemaakt door op bepaalde momenten meetpunten in te bouwen rond essentiële aspecten. Wie wil sturen moet dus meetpunten en een norm bepalen. Managementinformatie is informatie over de status van hetgeen wordt gemeten, of liever nog: informatie over afwijkingen van het gemetene op de meetpunten. Het is informatie over de stand van zaken met betrekking tot door het management gekozen meetpunten. De sturingsillusieManagementinformatie is bedoeld om op te sturen, althans dat denken veel managers. Bij die gedachte hoort een mensbeeld dat er op neer komt dat de aangestuurden niet professioneel zijn. Het gaat er van uit dat de aangestuurden zelf niet zouden kunnen sturen of bijsturen. In een professionele organisatie waar sprake is van goed gestructureerde activiteiten zou dat nooit het geval mogen zijn. Wanneer op managementinformatie bijsturing
mogelijk is, anders dan al door de medewerkers is ingezet, dan is er eigenlijk
iets raars aan de hand. Als dat inderdaad mogelijk (en nodig) is dan is dat gek.
Waarom? Omdat een professionele medewerker zelf allang tot bijsturing zou zijn
overgegaan. Is bijsturing door hoger management nodig en mogelijk dan wijst dat
er op dat er in de beheersing of de professionaliteit van de medewerker iets
fout zit. Als een manager zich primair richt op het stimuleren van taakvolwassenheid dan valt er weinig meer te sturen. De operationele opgave komt dan primair bij de medewerker te liggen. Het is de medewerker die stuurt. Als er iets mis gaat bij een taakvolwassen medewerker dan valt er doorgaans weinig meer bij te sturen, anders had die medewerker dat wel al gedaan. De gedachte dat managers veel zouden moeten en kunnen sturen is op basis van het voorgaande een illusie. Sturen van verreOorzaken van afwijkingen vinden is vaak
lastig. Hoe weet je dat je werkelijk de oorzaak kent? Zijn er wellicht meerdere
oorzaken? De complexiteit is vaak groot. Voor direct betrokkenen is het vaak al
moeilijk om afwijkingen te duiden. Voor managers die veel verder van de materie
afstaan is dat nog veel moeilijker. Op afstand sturen is daarom veel moeilijker
dan het sturen voor direct betrokkenen is. RapporterenOok de drang tot rapporteren is een
uitdrukking van de sturingsillusie. Ik ben altijd sceptisch over managers die
sterk de nadruk leggen op rapporteren (en daarbij veel over sturing praten). Zij
stellen dat de rapportages hen in staat stellen bij te sturen. Bij
het opstellen van een jaarplan voor een bedrijfsdeel werd ik gebonden aan een
vast formaat. Alles was productgericht. Ik kon er alleen vanzelfsprekendheden in
kwijt. Waar ik speerpunten kon noemen bleek het de bedoeling te zijn om bepaalde
producten als speerpunt aan te wijzen. Volgens mij was ons belangrijkste product
het leveren van projectmanagement. Die invalshoek strookte niet met de opzet van
het format. Ik werd geacht de lopende projecten als product op te nemen (raar:
kan een project wel een product zijn?)! Ik moest dus een aantal projecten als
speerpunt aanwijzen. Terwijl voor mij de speerpunten in de conditionerende sfeer
lagen. Er waren bijvoorbeeld structurele verbeteringen nodig op het gebied van
projectcontrol. Dat soort speerpunten kon ik nergens kwijt in het geboden format.
Het jaarplan leverde mij veel werk op, maar bood mij niets! Managementinformatie, samenvattendManagementinformatie is informatie over afwijkingen van door het management vastgestelde normen op door het management bepaalde meetpunten en meetmomenten. Veel managers willen sturen, terwijl ze niet weten wat ze wanneer of op welke wijze willen meten[xi]. Veel managers willen sturen, terwijl ze niet kunnen aangeven wat de te behalen en te bewaken norm is. Veel manager bemoeien zich met een sturingsniveau dat prima bij een medewerker (of eventueel een projectleider) kan worden gelaten. Als een medewerker de norm kent en zorgt dat hij adequaat handelt en meet, dan kan hij ook zelf de afwijking constateren en daarop handelend optreden. Deel 3, Slot - de sturingsfilosofieTo be a god, at least to be a creative one, one must relinquish control and embrace uncertainty. Absolute control is absolutely boring. To birth the new, the unexpected, the truly novel – that is, to be genuinely surprised – one must surrender the seat of power to the mob below.[xii] Kevin Kelly Soms is daadwerkelijk sprake van onvoldoende sturing. Binnen veel organisaties heerst echter een preoccupatie met sturing door de leiding. Waar veel gestuurd wordt is vaak sprake van een gebrek aan zelfsturing. Een zelfsturende medewerker behoeft namelijk nauwelijks sturing door het management. De basis achter iedere sturingsfilosofie behoort te zijn dat de medewerkers zoveel mogelijk zelfsturend zijn. Sturing wordt dan beperkt tot het hoogst noodzakelijke. Sturen op activiteitenEen norm die niet wordt gehaald zegt op zichzelf niets. Ook niet over het functioneren van medewerkers. Er zijn doorgaans heel veel (externe) invloeden die een resultaat bepalen. Een afwijking kan allerlei oorzaken hebben. Afwijkingen vragen altijd om een analyse. Zonder analyse zegt de afwijking niets. Rechtstreeks sturen op afwijkingen is dus onzin. De stand van zaken en de afwijkingen leveren geen stuurinformatie. Stuurinformatie is alleen te verkrijgen op basis van analyse. Het behalen van de doelen is uiteraard een managementverantwoordelijkheid. De eerst verantwoordelijke voor het bijsturen is echter altijd de medewerker die een activiteit uitvoert. Alleen als die eerstverantwoordelijke onvoldoende acteert, is ingrijpen van diens meerdere noodzakelijk. Het operationele bijsturen is op dat moment even nuttig. Maar er moet vooral gestuurd worden op de condities. In dit geval moet dus vooral worden gewerkt aan de taakvolwassenheid van de medewerkers. Wie de controle wil houden over de zaken waarvoor hij verantwoordelijk is moet zorgen dat de activiteiten waar alles om draait worden beheerst. Als die activiteiten vakkundig worden verricht en de processen worden beheerst dan is er weinig externe control nodig. Tot slot: bijsturing van het werk in operationele zin is niet altijd mogelijk. Niet alleen het resultaat moet worden gestuurd, maar ook de verwachting. Sturen is niet alleen bijsturen van het werk, maar ook het bijsturen van verwachtingen (prognoses), zowel op- als neerwaarts. Bergschenhoek, 23 september 2004 Lees ook: Meten, Stop SMART, be FUZZY! en De loden last van planning & control. Nagekomen noot: Fouten horen bij terugkoppelen. Dit is een in het verleden ontstane toestand in de richting waarvan hersteld wordt. Dit impliceert sturing op informatie uit het verleden, die mogelijk allang achterhaald is. Fouten worden altijd achteraf geconstateerd ten opzichte van een mogelijk gewijzigde situatie. Fouten hebben zodoende last van voortschrijdend inzicht. De vraag is hoeveel oog we hebben voor veranderingen in de situatie. En zijn we ons er voldoende bewust van dat de meeste situaties niet eens te beďnvloeden zijn? Zo zijn veel fouten dus niet te voorkomen; vaak zijn ze zelfs onontkoombaar. Bij vermijdbare en onvermijdbare fouten kan alleen van het laatste geleerd worden omdat het eerste bekend is, anders was het niet vermijdbaar. Bij vermijdbare fouten gaat het vaak om stommiteiten of zaken die we stomweg vergeten zijn. Uit: Van fouten kun je niet leren, Hugo Meijers (bron: www.managementenconsulting.nl).
[i] Kelly, K., Out of Control, Perseus Books, 1994 [ii] Kelly, K., Out of Control, Perseus Books, 1994 [iii] Van Dale. Groot woordenboek der Nederlandse taal, Van Dale Lexicografie, 1999 [iv] Kampfraath, A.A. & W.J. Marcelis, Besturen en organiseren, Kluwer, 1981 [v] Lees over meten: Markensteijn, P.H., Meten, www.markensteijn.com/meten.htm, 2004 [vi] Een uitzondering hierop kan een veranderde context zijn. Op een veranderde context moet vrijwel altijd gereageerd worden, ook al zien de cijfers er (nog) geruststellend uit. [vii] Kelly, K., Out of Control, Perseus Books, 1994 [viii] Lees ook: Markensteijn, P.H., Zelfsturende teams en leiderschap, www.markensteijn.com/zelfsturing.htm, 2002 [ix] ´Handboek Leidinggeven in de KL´, Koninklijke Landmacht, 2002 [x] Kampfraath, A.A. & W.J. Marcelis, Besturen en organiseren, Kluwer, 1981 [xi] Nogmaals, lees hierover in: Markensteijn, P.H., Meten, www.markensteijn.com/meten.htm, 2004 [xii] Kelly, K., Out of Control, Perseus Books, 1994 |
Leiderschap Projectmanagementsite Index Bouwen
|
|
Copyright © 2001- 2009 Peter Markensteijn. Alle
rechten voorbehouden/All rights reserved. |