Afdrukken

 

Het keurslijf van functieomschrijvingen. 1
Rond mensen bouwen. 1
Maar, het gaat wel werken

. 1

In organisaties worden vaak blauwdrukken ontworpen waarin is vastgelegd hoe e.e.a. moet gaan werken. Voor iedere functie wordt een functieomschrijving opgesteld. En: als iedereen nu precies zo functioneert als omschreven, dan komt alles goed. Helaas gebeurt wordt ook voor het aanpakken van projecten binnen organisaties met blauwdrukken gewerkt. Er wordt een "beste" manier van werken uitgewerkt. Zo, en niet anders, moeten alle projecten worden aangepakt. Dit staat in schril contrast met het unieke karakter van projecten, met de notie dat ieder project om een unieke aanpak vraagt. Maar, helaas, zo gaat het toch vaak.

Het keurslijf van functieomschrijvingen

De functieomschrijving vraagt voor veel functies om de zogenaamde ideale schapen met vijf poten. Natuurlijk, er zijn wonderbaarlijke wezens die heel veel kunnen, maar zelfs bij hen is het maar de vraag of hun vijf poten wel op de plek zitten waar ze conform de functieomschrijving zouden moeten zitten. Daarnaast beschikken de meeste mensen slechts over vier "poten".
Ook voor projecten worden  mensen met dezelfde functie dan volledig uitwisselbaar ingezet. Ze moeten immers kunnen wat de functieomschrijving zegt. In organisaties waar men heilig gelooft in blauwdrukken en waarin gelooft dat men allemaal mensen kan krijgen die aan alle vereisten uit de functieomschrijving voldoen, daar gelooft men ook dat iedereen met dezelfde functie uitwisselbaar is met anderen.

Projectleiders met ervaring weten echter dat iedereen sterkere en zwakkere kanten heeft. Soms heb je liever die ene vent of vrouw die op één terrein de allerbeste is. Dat hij of zij op andere terreinen minder goed is, dat neem je voor lief. Je zorgt dat je die tekortkoming opvangt door zelf iets naar je toe te trekken of je legt wat taken en verantwoordelijkheden bij anderen in jouw projectteam.
Binnen een star systeem is dit natuurlijk uit den boze. Iedereen moet kunnen wat in zijn functieomschrijving staat, en iemand anders mag niet zomaar overpakken wat bij een ander hoort. Dat wordt niet gewaardeerd.

Rond mensen bouwen

In projecten werkt starheid niet. Alleen al omdat je nooit allemaal mensen krijgt die precies voldoen aan de functieomschrijving uit de blauwdruk moet je de projectorganisatie bouwen rondom de mensen die je hebt of krijgen kan. Projectenwerk is mensenwerk.
Het is overigens een illusie dat je van tevoren altijd precies weet wie of wat je nodig hebt. Dus gedurende de uitvoering van het project moet je nogal eens op zoek naar nieuwe krachten en specifieke kennis of kunde. Kennis of kunde die wellicht niet eens in een functieomschrijving zijn gevat.
Daarnaast is het eerlijk gezegd best prettig als niet iedereen zich braaf aan zijn functieomschrijving houdt. Dat houdt de projectleider en het projectteam scherp.

"Maar, het gaat wel werken"

Een lijnmanager gaf eens een presentatie over de nieuwe hiërarchische structuur na een reorganisatie. het betrof een reorganisatie aan de hand van een nieuw gecreëerde blauwdruk. Daarna zei hij: "Ik denk wel dat het gaat werken."
Tja, dat denk ik ook wel. Mensen vinden de inhoud van hun werk leuk, anders gingen ze wel weg. Hetzelfde geldt voor de verhouding met hun collega's. Als ze die niet mochten, dan gingen ze ook wel weg. Mensen zijn door de bank genomen bereid een aantal nadelen te accepteren om ergens te blijven werken.
Medewerkers gedragen zich doorgaans zeer loyaal. Dus, het gaat wel weer werken.
Maar, of het ook optimaal is? En: of die reorganisatie nou nodig was en mee helpt aan een optimalere werkwijze? En of het leuker wordt voor de medewerkers?

 

Aanvullende informatie op deze website

Projecten en kwaliteitsborging
Over het certificeren van projecten of projectenorganisaties.

Project maturity (projectvolwassenheid)

Creatie en functies
Over de belangrijkste projectmanagementrollen.

Best practice
Vaak worden projecten als taakvolwassener gezien als er meer instrumenten, procedures, e.d. zijn ingevoerd. Dat is onzin!

Vakmanschap
Projectleiders zijn professionals; dat vraagt om vertrouwen en ruimte krijgen.

 

Aanvullende informatie op internet

1-2-3, de richtlijnen voorbij
Richtlijnen worden snel als hinderlijk ervaren als zij verlicht zijn en niet als hulpmiddel worden ervaren.

Standaardisatie van projecten, niet doen!
http://www.markensteijn.com/index.php/weblog/586-standaardisatie-van-projecten-niet-doen

Projectmatig werken, de roots
http://www.markensteijn.com/de_roots.htm

De zwakste schakel
http://www.markensteijn.com/index.php/weblog/618-de-zwakste-schakel

Rijkswaterstaat lijkt ook iets te ontdekken: Café College over project DOEN: "Dit experiment kan eigenlijk niet mislukken"
http://neerlandsdiep.nl/nieuws/cafe-college-over-project-doen-dit-experiment-kan-eigenlijk-niet-mislukken/

 

Algemene informatie