Doel Project Start-Up.
Inrichting PSU..

Voorbereiding.

Agenda sessie.

Checklist

Doel Project Start-Up

Projecten mislukken soms omdat bij aanvang van die projecten te weinig aandacht is besteed aan het inrichten van het project en het gelijkrichten van de ideeën van de betrokkenen. De Project Start-Up (PSU) is een aanpak waarbij juist in het prille begin van een project intensief aandacht wordt besteed aan die aspecten.

Het doel van een PSU is kort gezegd het snel en intensief “richten” van het project.

Inrichting PSU

PSU’s kunnen heel verschillend worden ingericht. In de theorie wordt de PSU gepresenteerd als de echte start van een project waarbij allerlei (toekomstig) betrokkenen worden uitgenodigd.
In de praktijk starten projecten zelden vanuit het niets. Vaak zijn enkele mensen (inclusief de projectleider) al geruime tijd bezig met een project voor dat het project echt serieus wordt, oftewel voor het project veel mensen, middelen en inspanningen vraagt. Daarnaast hebben projecten vaak dermate lange doorlooptijden dat het vrijwel onmogelijk is om al bij de PSU die mensen te betrekken die later daadwerkelijk betrokken raken.
De onderwerpen die op een PSU worden behandeld en de aanpak zijn afhankelijk van het voorgaande. Blauwdrukken zijn zelden bruikbaar, hoezeer theoretische boeken ook anders doen vermoeden. Gezond pragmatisme is gewenst.

Een PSU bestaat in ieder geval uit drie fasen, namelijk: voorbereiding, uitvoering (de eigenlijke sessie) en de opvolging.

Voorbereiding

De voorbereiding van een PSU is geen sinecure. Doorgaans worden voor de sessie behoorlijk wat mensen uitgenodigd. Het beslag leggen op veel mensen en tijd schept verplichtingen. Een grondige voorbereiding is noodzakelijk om zodanig rendement te creëren dat de inspanning van zovelen wordt gerechtvaardigd.
Dit zegt ook iets over de doorlooptijden. Adviseurs willen graag zware meerdaagse sessies aanprijzen. Dat kan soms nuttig zijn. Maar het is nogal wat. Veel activiteiten die tijdens een PSU worden uitgevoerd kunnen ook door een enkeling of een klein groepje mensen worden uitgevoerd. Dat is veel efficiënter. Er is geen ondergrens voor de tijd die aan een PSU moet worden besteed. Teveel tijd besteden is altijd fout. Het kan, zo stel ik me voor, zelfs demotiverend werken. Het is beter een korte sessie voor te bereiden en zonodig vervolgsessies te plannen, dan bij voorbaat al te veel tijd te reserveren[i].

In de voorbereiding staat inleving in het project centraal. Nagedacht moet worden over het tijdstip van de sessie (niet te vroeg of te laat) en er moet worden nagedacht wat het gewenste resultaat moet zijn.
In het algemeen is het gewenste resultaat van PSU’s:

  • Reduceren van onzekerheden;
  • Energie opwekken van de deelnemers;
  • Draagvlak creëren bij de deelnemers;
  • De neuzen één kant op zetten.

Agenda sessie

Tijdens de sessie kan aan velerlei aspecten tijd worden besteed. Beperking hiervan is gewenst.
In het algemeen kan ongeveer de volgende agenda worden gehanteerd:

  • Kick off (bijvoorbeeld door opdrachtgever en/of projectleider);
  • Doelstellingen van de sessie;
  • Inbreng van de deelnemers (wat wordt verwacht?);
  • Diverse onderwerpen uit de checklist;
  • Afspraken over het vervolg;
  • Sluiting.

Checklist

De volgende vragen en onderwerpen kunnen tijdens een PSU worden geagendeerd:

Inhoud

  • Doel van de PSU (Wat moet er worden bereikt?);
  • Projectdefinitie (Is er een duidelijk probleem? Is het project afdoende gedefinieerd?);
  • Samenhang met andere projecten;
  • Tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie;
  • Omgevingsanalyse;
  • Risicoanalyse.

Mensen

  • Wie is probleemeigenaar (Is dat de opdrachtgever?);
  • Opdrachtgever (Is de opdrachtgever de juiste persoon/functionaris om deze rol te vervullen?;
  • Heeft deze persoon voldoende tijd voor de rol?);
  • Heeft het bedrijf, het management belang bij het project?;
  • Stemt dit belang met het beleid?;
  • Is het management bereid voldoende menskracht en middelen beschikbaar te stellen?;
  • Welke mensen moeten worden betrokken?;
  • Is bekend wie de gebruiker van het eindresultaat is?;
  • Welke rollen/kwaliteiten vertegenwoordigen de betrokkenen?;
  • Heeft de projectleider voldoende kennis en ervaring?;
  • Wat zijn de blinde of zwakke plekken van de projectleider?;
  • Wordt de projectleider geaccepteerd?;
  • Wat heeft een deelnemer van andere deelnemers nodig om plezier in het project te hebben?

Condities

  • Is het project haalbaar (politiek, besluitvorming, technische kennis en mogelijkheden, TGKIO)?
  • Is er voldoende kennis over en ervaring met projectmatig werken?

Mei 2005


[i] Er zijn ook stemmen die juist pleiten voor meerdaagse sessies en voor lange sessies die duren tot in de (late) avonduren. Het idee daarachter is dan dat er vermoeidheid op moet treden om de verborgen agenda’s op tafel te krijgen. Ik kan me projecten voorstellen waar de steun voor het project meer met de mond wordt beleden dan dat mensen er werkelijk voor willen gaan. Als het project desondanks de moeite waard is, dan kan ik me bij een aanpak zoals geschetst wel iets voorstellen.

 

Aanvullende informatie op deze website

Proces
Over processen in projecten.

Het projectplan
Informatie over het projectplan. Wat moet er in staan?

Blauwdrukken
Over het keurslijf van functieomschrijvingen.

Resultaat
Over het projectresultaat.

 

Aanvullende informatie op internet

 

Algemene informatie